Se você é como a maioria das pessoas e acha que reunião é perda de tempo, precisa ler isto.
Em parte, concordo com você. Realmente há empresas que erram a mão quando o assunto é reunião. Acabam por fazer reuniões demais e sem muita objetividade.
Portanto, se você quiser fazer uma otimização em sua agenda, sugiro considerar apenas aquelas que realmente são indispensáveis para um bom funcionamento da empresa. Opte por manter a reunião mensal de resultados.
Há na internet, em livros e afins, toneladas de conselhos e informações sobre como realizar melhores reuniões e reduzir em reuniões inúteis que estão fazendo sua organização se mover mais devagar. Eu aconselho que você realmente se preocupe com isto e te garanto que terá resultados em termos de produtividade e agilidade.
Quanto a reunião de resultados, faça da seguinte maneira:
- Estabeleça o tempo de 1 hora no total
- Mantenha a equipe de gestão em dia com os números, entregando antes para cada um o que deve ser analisado
- Direcione, antecipadamente, a direção que quer dar à reunião para que todos venham focados
- Estabeleça tempo limite para cada apresentação individual
Esta reunião deve ser focada na revisão de planos. Use-a como elemento de estratégia de gestão e verá que ela é uma das formas mais eficazes para manter o crescimento da empresa e ajustar o curso conforme necessário.
Você precisa considerar que o planejamento de negócios não é apenas um evento único no início da empresa ou mesmo anual. Em vez disso, é um processo contínuo no qual estamos constantemente revisando e ajustando o direcionamento. Isto garante que se continue no caminho em rumo de objetivos maiores.
Veja como fazer na prática:
1. Comece pelos números:
Sempre comece pelos números. Avalie o resultado deste mês com relação ao mês anterior e ao ano anterior. Se o resultado foi bom, avalie o que foi feito e potencialize e quando o resultado foi ruim veja o que precisa ser melhorado, o que se deixou passar.
Embora os relatórios financeiros possam ser revistos fora de uma reunião, revisá-los junto como uma equipe incentiva perguntas e discussões em torno de nossas receitas e gastos.
Faça plano de ação para corrigir os rumos e se for necessário ajuste o plano.
2. Revise os marcos
Depois de revisar o desempenho financeiro, revise os “marcos principais”, ou seja, as grandes tarefas que foram definidas para o período que está sendo analisado.
Discuta com a equipe as atividades dos projetos e avalie se, e como ajudarão a atingir os objetivos, se precisa mudar as prioridades. Se há novos aprendizados e informações que podem te levar a mudar a programação.
3. Reveja metas e estratégias de longo prazo
Novas empresas podem precisar mudar sua estratégia com frequência, pois ainda estão adequando suas operações a medida que procuram um modelo de negócios que funcione.
Para empresas em estágio inicial, esta etapa da reunião pode ser a etapa mais importante e demorada. Para empresas mais estabelecidas, esta parte da reunião pode levar apenas alguns minutos, pois já e terão suas estratégias mais maduras.
É aí que entra em jogo o Plano Simplificado. Ao invés de revisar um plano de 40 páginas, o processo fica muito mais ágil com a revisão de um documento mais curto e enxuto, com metas focadas e resumidas.
O Plano Simplificado (ou Plano de Bolso) envolve a identidade da empresa, o problema central que resolvemos para seus clientes, a solução oferecida, concorrência, estratégia de vendas e marketing e os principais indicadores financeiros. Por estar tudo em uma página, é fácil de ler, revisar e alterar rapidamente.
4. Assuntos gerais
Chegando ao fim da pauta, abra-se para qualquer pessoa da equipe que queria apresentar suas questões ou pontos de discussão. Isso pode incluir novas oportunidades a serem consideradas, priorização de recursos, parcerias em potencial ou problemas internos de RH.
Esse tipo de discussão aberta realmente ajuda a gerar novas ideias e traz diferentes perspectivas de diferentes equipes.
Aconselho fortemente que todas as empresas tenham um plano de revisão mensal de seus negócios. Esses tipos de reuniões mantêm todos na mesma sintonia, ajudam a compartilhar informações sobre o progresso e transformam o planejamento em uma ferramenta viva que ajuda as equipes a tomar decisões informadas.
Concluindo, para que uma reunião mensal de estratégia seja bem-sucedida, você também precisa seguir alguns passos:
1. Coloque a reunião no calendário
É importante tonar esta reunião um evento oficial que está na programação da empresa. Não deve ter participação opcional e tem que ser em um horário regular para que todos sempre saibam que é uma “reunião sagrada”.
Estabeleça, por exemplo, uma data como: Todo dia 08 de cada mês, assim seu departamento financeiro já terá tido tempo de levantar os números e estar afiado para a reunião acontecer de forma dinâmica e ágil.
2. Siga uma agenda repetível
Embora diferentes tópicos venham a ser discutidos, é importante que sua reunião de revisão do plano tenha uma pauta fixa. Assim os participantes terão certeza de que você terá seus números prontos para revisão e a equipe tenha na ponta da língua tudo que precisa ser feito quanto à atualização dos objetivos.
3. Esteja preparado para mudar o plano
As reuniões de revisão do plano não são apenas para fazer com que as pessoas sigam cegamente o plano. Em vez disso, também possuem o objetivo de ajustar o plano.
No caso de uma queda de vendas, por exemplo, talvez você perceba que precisa investir mais em marketing ou que poderá expandir sua equipe de vendas para garantir as metas.
Um dos grandes objetivos da reunião mensal de revisão é descobrir maneiras positivas de ajustar os planos a realizar conforme o desempenho do que já foi realizado. Isto é aplicar o princípio das lições aprendidas.
Para você ter insumo para uma boa gestão e fazer boas reuniões de acompanhamento, você precisa começar pelo plano. Seja ele simplificado ou completo, você pode utilizar a plataforma VIABILIZE para desenvolver o seu.